重庆市档案局关于印发《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》的

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重庆市档案局关于印发《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》的通知

渝档发〔2009〕39号

 

 

各区县(自治县)档案局、市级有关部门、企业集团：

　　依据《归档文件整理规则》的有关精神，结合我市企业事业单位档案工作实际情况，我们制定了《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》，现印发给你们，请认真贯彻执行。在贯彻执行中有什么问题，请与重庆市档案局经科处联系。

　　联系电话：63896687，63896685。

重庆市档案局

二○○九年十一月三日

重庆市企业事业单位归档文件整理规定

　　 条　为进一步规范我市企业事业单位归档文件(以下简称归档文件)整理，统一要求和作法，特制定本规定。

　　第二条　本规定中归档文件是指企业事业单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　第三条　重庆市辖区内的企业事业单位按“件”整理归档文件时执行本规定，按“卷”整理时执行 有关规定。

　　件，是归档文件整理的单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，收文处理单与收文为一件，简报一期为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也可一本或一册为一件。

　　第四条　归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　第五条　归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。超大纸张应折叠成A4或16开幅面。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　第六条　归档文件应以“件”为单位用不锈钢订书钉或线进行装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

　　第七条　归档文件一般采用大类——年度或年度——大类进行分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。

　　大类是指按本单位的工作职能或文件的承办机构进行分类形成分类方案的一级类目。企业可参照《工业企业档案分类试行规则》设置党群工作类、行政管理类、生产技术管理类、经营管理类四个大类。事业单位可参照《工业企业档案分类试行规划》进行分类或结合本单位实际按问题或机构进行分类。归档文件量大的企业事业单位可设置多级类目或增设大类，归档文件量小的企业事业单位可以合并设置大类。
年度是指文件形成年度。

　　第八条　归档文件依据分类方案设置的类目，在同一类目下，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。来文与复文为一件时，放在复文年，会议文件放在闭幕年。

　　第九条　归档文件应按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》( 档案局8号令)逐件划定保管期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　第十条　归档文件应按照排列顺序逐件编号，在每件归档文件 页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

　　第十一条　归档章设全宗号、类目名称、年度、件号、保管期限、页数等项目(见图A1)。填写要求如下：

　　全宗号：一般企业事业单位可不填全宗号。纳入地方 档案馆接收范围的企业事业单位，其全宗号由地方 档案馆给定。不向地方 档案馆移交档案的企业事业单位，其全宗号可参照全宗号管理的有关要求自行确定。

　　类目名称：填写分类方案设置类目的名称或代字、代号。代字、代号由单位自行设定并保持稳定，采用阿拉伯数字、英文大小写字母、汉字均可。

　　年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2008。

　　件号：填写分类方案最低一级类目下归档文件的排列顺序号，用阿拉伯数字从“1”开始标注。

　　保管期限：填写该件归档文件保管期限的简称或代码。

　　页数：填写该件归档文件的总页数。文件中有图文页面为一页。

　　第十二条　归档文件按照大类——年度或年度——大类逐件编制归档文件目录，并装订成册。

　　第十三条　归档文件目录设档号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、备注等项目(见图A2)。其填写要求如下：

　　档号：填写全宗号+分类号+件号。分类号由类目代号+年度或年度+类目代号构成。类目之间用“?”隔开，分类号与件号之间用“－”隔开。

　　责任者：填写文件的发文机关或署名者。

　　文号：填写文件的发文字号。包括发文机关代字、发文年度(用“[ ]”括入)、发文顺序号。

　　题名：填写文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”。

　　日期：填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080909。

　　页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

　　保管期限：归档文件的保管期限。

　　备注：注释文件需说明的情况。

　　第十四条　归档文件目录应编制封面。归档文件目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、类目名称等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　第十五条　归档文件在同一类目下按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表的项目。

　　档案盒应采用无酸纸制作，其外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

　　档案盒封面只填写或印刷全宗名称。

　　盒脊填写全宗号、类目名称(或代码)、年度、起止件号等项目，或在盒脊上端填写盒内文件的起止档号，格式为全宗号+分类号+起止件号。其中，起止件号填写盒内 件文件和最后一件文件的件号，中间用“～”号连接。

　　盒内备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A4)。“盒内文件情况说明”填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。“整理人”填写负责整理归档文件的人员姓名。“检查人”填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。“日期”填写归档文件整理完毕的日期。

　　第十六条　本规定由重庆市档案局负责解释。

　　第十七条　本规定从发布之日起施行。

　　附件：图表式样

　　全宗号 类目名称 年度 件号 保管期限 页数

　　66mm×16mm(长×宽)

　　图A1 归档章式样

　　归档文件目录

　　档号 责任者 文号 题名 日期 页数 保管期限 备注

　　图A2 归档文件目录式样

　　归档文件目录

　　全宗名称：

　　年 度：

　　类目名称

　　297mm×210mm(长×宽)

　　图A3 归档文件目录封面式样

　　备考表

　　盒内文件情况说明:

　　整理人：

　　检查人：

　　年 月 日

　　297mm×210mm(长×宽)

　　图A4 备考表式样

(完)